Description de l'emploi - Assistante de Direction H/F
Dans un environnement de très forte croissance de l'entreprise, vous contribuez au développement du service administratif de deux Directions en charge de la Transformation et du développement Digital de l'entreprise.Rattaché(e) au Directeur Smart Solutions vous serez en contact direct avec les deux Directeurs opérationnels de ces Directions - vous aurez pour principales missions :- Le suivi et l'assistance opérationnelle des équipes :- Saisir des rapports d'activité hebdomadaires des collaborateurs, suivi des congés payés et des absences- Assurer le reporting et les remontées d'informations (données pour les différents Comités de pilotage) - Aider au montage des dossiers d'appel d'offres (mise en forme / relecture de mémoires techniques)- Suivi administratif de certains contrats clients- Etre le relais des demandes RH (plans de formation, contrats de travail, visites médicales ...)- La saisie des éléments administratifs fournisseurs :- Etablissement de la demande d'ouverture de compte fournisseurs si nécessaire- Saisie des demandes d'achat - Suivi des facturations client et fournisseurs- Traitement des litiges de facturation, des demandes d'avoir ...- La saisie des éléments administratifs sous-traitants :- Mise en place sur information du manager opérationnel des contrats de sous-traitance et/ou de cotraitance- Etablissement des lettres de sous-traitance aux prestataires et des attachements nécessaires à leurs facturations- Contact et relance des sous-traitants pour mettre à jour toutes les pièces administratives nécessaires - Missions de secrétariat :- Accueil physique et téléphonique du site- Gestion de l'agenda des deux Directeurs- Traiter et rédiger des courriers- Saisie des notes de frais des deux Directeurs- Organisation des comités de pilotage divers- Gestion des déplacements (réservation transport, hôtel, restaurant) - Organisation des différentes réunions, des séminaires - Traitement du courrier et en assurer le classement et l'archivage - Rédaction de courriers, de notes d'accueil et de comptes rendus
